Qualitätsmanagement ist für Arztpraxen verpflichtend. Aber eine Praxis muss kein QM-System „von der Stange“ kaufen. Für die individuellen Anforderungen und Bedingungen einer Hausarztpraxis lässt sich auch ein QM-System selbst schneidern – gegebenenfalls mit externer fachlicher Beratung.

Nach wie vor schreibt der Gesetzgeber weder ein bestimmtes Qualitätsmanagement-System vor, noch ist es Pflicht für die Arztpraxis, sich zertifizieren zu lassen. Jede Praxis kann ihr System also frei wählen oder sogar komplett selbst kreieren, sofern sie sich an die Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses (im Internet unter https://www.g-ba.de/informationen/richtlinien/18/) hält und alle Grundelemente und Instrumente einführt, die auf die jeweilige Praxis zutreffen. Was alles zu einem internen QM-System gehört, wurde in dem Beitrag „Gesetzliche Anforderungen an ein QM-System“ in Der Allgemeinarzt 2014; 36 (5), Seite 42–43 bereits ausführlich beleuchtet.

Infos aus Seminaren und Workshops

Wählt eine Praxis diese Minimallösung, ist es allerdings ratsam, sich vorab gut zu informieren. In Seminaren und Workshops werden wertvolle Tipps, praktische Hilfestellungen und häufig nützliche Mustervorlagen an die Praxen weitergegeben. Um sicherzugehen, dass nach der Einführung tatsächlich alle Anforderungen ausreichend erfüllt werden und das eigene System schließlich geeignet ist, die Praxis im Sinne der kontinuierlichen Verbesserung voranzubringen, bietet sich auch ein Vor-Ort-Tag an, wie er häufig von QM-Beratern angeboten wird.

In 13 Schritten zum eigenen QM-System

  1. Arbeiten mehrere Ärzte in der Praxis zusammen, ist es sinnvoll, zunächst festzulegen, wer die Verantwortung für das Qualitätsmanagement übernimmt.
  2. Benennen Sie zudem eine engagierte, loyale Praxismitarbeiterin als Qualitätsmanagement-Beauftragte, die (mit-)verantwortlich ist. Die Mitarbeiterin sollte Interesse an verantwortungsvollen Aufgaben zeigen, Qualitätsbewusstsein haben und im Team möglichst gut integriert sein.
  3. Holen Sie Informationen ein, z. B. im Rahmen von Fortbildungen und Vorträgen. Beschaffen Sie sich Literatur und gegebenenfalls auch Mustervorlagen, die Sie gut anpassen können.
  4. Formulieren Sie Ihre eigene Praxisphilosophie (Für was stehen Sie? Welche Grundprinzipien und Werte haben Sie?) und leiten Sie davon entsprechende konkrete Qualitätsziele ab (Was wollen Sie erreichen?).
  5. Starten Sie mit einer Grundlagenschulung für Ihre Praxismitarbeiter.
  6. Führen Sie gemeinsam mit der QM-Beauftragten anhand der G-BA-Richtlinie eine Selbstbewertung (Ist-Aufnahme) in der Praxis durch und fassen Sie die Ergebnisse zusammen. Alle erforderlichen Maßnahmen werden besprochen, im Maßnahmenplan erfasst und von der QM-Beauftragten eingeleitet bzw. umgesetzt (z. B. Veranlassen einer Hygienebegehung, Erfassen von medizinisch-technischen Geräten im Bestandsverzeichnis, Durchführen von Unterweisungen).
  7. Als Nächstes legen Sie für das Projekt einen Zeitrahmen fest. Die Einführung des QM-Systems, das der G-BA-Richtlinie entspricht, kann je nach Größe der Praxis durchaus in sechs bis neun Monaten abgeschlossen sein.
  8. Nun analysieren Sie Ihre täglichen und häufig wiederkehrenden Praxisabläufe und erarbeiten Sie Standards dafür (Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Checklisten). Prüfen Sie die Abläufe dabei auf überflüssige Ablaufschritte (Zeitfresser) und mögliche Fehlerquellen.
  9. Führen Sie regelmäßige, protokollierte Teambesprechungen ein. Dadurch binden Sie Ihre Mitarbeiter mit ein und können sicher sein, dass wichtige Informationen nicht verlorengehen. Im Protokoll können abwesende Mitarbeiter die Besprechungsinhalte nachlesen; Besprechungsergebnisse können auf Einhaltung oder Umsetzung überprüft werden.
  10. Erstellen Sie einen Fort- und Weiterbildungsplan, beispielsweise in Form einer Jahresübersicht. So können Sie die Fort- und Weiterbildungen Ihrer Mitarbeiter planen und erreichen eine systematische Mitarbeiterentwicklung.
  11. Führen Sie mindestens einmal im Jahr mit allen Mitarbeitern ein Vier-Augen-Gespräch, das Sie auch protokollieren. Mögliche Inhalte: Feedback über die Zusammenarbeit, Qualifizierungspotenzial, erkannte Stärken und Schwächen, Ziele.
  12. Nutzen Sie auch alle übrigen vorgegebenen QM-Instrumente, um Ihr QM-System auf dem Laufenden zu halten und weiterzuentwickeln. Dazu gehören z. B. eine Patientenbefragung, Messung der Wartezeiten, Beschwerdemanagement und eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung. Behalten Sie Ihre Ziele im Blick und überprüfen Sie diese mindestens einmal im Jahr auf die Zielerreichung hin.
  13. Bleiben Sie auch nach der Einführung am Ball und freuen Sie sich über all die positiven Veränderungen, die durch ein gelebtes Qualitätsmanagement möglich werden.

QM-Einführung: Damit alle an einem Strang ziehen
a) Erläutern Sie zunächst Ihre Praxisphilosophie und Ihre Motivation zur positiven Einstimmung auf das bevorstehende Projekt.

b) Beschreiben Sie die Grundlagen für die Einführung: Was ist der Zweck von QM? Welche Ziele werden dabei – in Anlehnung an die Richtlinie des G-BA – verfolgt?
  • Kontinuierliche Sicherung und Verbesserung der Qualität der medizinischen Versorgung
  • Grundlage dafür ist die systematische Patientenorientierung
  • Mehr Arbeitszufriedenheit von Praxisleiter und Mitarbeitern
  • Transparenz hilft, Risiken zu erkennen und Probleme zu vermeiden
  • Objektivierung und Messung von Ergebnissen der medizinischen Versorgung
  • Einbeziehen aller an der Versorgung Beteiligten
  • Strukturierte Kooperation an den Nahtstellen der Versorgung

c) Stellen Sie die gesetzlichen Anforderungen dar, die laut Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses für die Praxis zutreffen.

d) Bedeutung für die Praxis: Welche Vorteile werden sich durch die Einführung ergeben? Wo hakt es? In welchen Bereichen sind Veränderungen sinnvoll und wünschenswert?

e) Festlegen von Verantwortlichkeiten: Bereiche, die Sie in jedem Fall verantwortlich regeln sollten, sind Notfallmanagement, Hygienemanagement, Datenschutz, Gerätetechnik, EDV und Beschaffung. Lassen Sie Ihre Mitarbeiterinnen bei Bedarf entsprechend schulen.

f) Planung für die Zukunft: Welche Aufgaben kommen auf uns zu (z. B. Erarbeiten von Standards, Teilnahme an Fortbildungen etc.)? In welchem Zeitraum sollen diese erfüllt werden?

g) Zusammenfassen: Legen Sie in einem Maßnahmenplan fest, wer was wie und wann tun soll. Denn Qualitätsmanagement lebt von Verbindlichkeit und Nachweisbarkeit.

h) Abschluss und Ausblick, Termin für die nächste Besprechung.

Die Meinung Ihrer Patienten
Wenn Sie die Befragungen sehr einfach halten möchten, können Sie Ihre Fragebögen durchaus selbst entwickeln. Achten Sie darauf, dass Sie nur solche Fragen mit aufnehmen, die Sie tatsächlich interessieren und die auch zur Sicherung und Verbesserung der Qualität beitragen. Teilen Sie Ihren Patienten Ziel und Zweck der Befragungen mit.

Beispiel für die Einleitung: „Liebe Patienten, damit wir in Zukunft noch besser auf Ihre Wünsche und Bedürfnisse eingehen können, möchten wir herausfinden, was Ihnen in unserer Praxis besonders wichtig ist, mit welchen Leistungen Sie zufrieden oder auch unzufrieden sind. Daher bitten wir Sie, den Ihnen vorliegenden Fragebogen auszufüllen.“

Achten Sie bei der Durchführung darauf, dass Datenschutz und Anonymität gewahrt werden. Für die Rückgabe von Fragebögen eignet sich beispielsweise eine im Wartebereich aufgestellte Box oder auch der Briefkasten im Außenbereich der Praxis.

Im Handbuch „KTQ® für Praxen und MVZ zum KTQ-Schnelleinstieg“, das für Hausärzte, Fachärzte, Zahnärzte, Psychotherapeuten und Medizinische Fachangestellte empfohlen wird, findet sich eine Vielzahl von Musterformularen, die auf einfache Weise angepasst werden können.

( http://www.ktq.de ; 29,80 Euro zzgl. Versandkosten).



Autor:

Christiane Fleißner-Mielke, Gemünden/Main

97737 Gemünden/Main

Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2014; 36 (19) Seite 68-72