In unserer dreiteiligen Serie "Der Arzt als Chef" beleuchten wir die Personalangelegenheiten eines niedergelassenen Hausarztes. Im vorliegenden ersten Teil geht es um die Suche nach und Einstellung von neuen Mitarbeitern. Denn der Arbeitsmarkt für gutes Fachpersonal ist auch im ärztlichen Bereich angespannt. Eine Neueinstellung kann einige Zeit dauern. Umso wichtiger, die Suche bewusst und sehr genau vorzubereiten.

Wen suchen Sie?

Jede Personalsuche beginnt mit der Frage: Wen genau suchen wir? Welche Kompetenzen brauchen wir in unserer Praxis? Prüfen Sie zunächst, ob die vakante Stelle nicht durch bereits bestehendes Personal besetzt werden kann. Eine interne Besetzung kann sich durchaus motivierend auf die Mitarbeiterin, die Sie eventuell durch eine Fortbildung dafür fördern, auswirken. Und eine interne Besetzung zeigt dem Team, dass Veränderung und Entwicklung in der Praxis möglich sind.

Kommt eine interne Umbesetzung nicht infrage und die Stelle soll mit einer Bewerberin von außen besetzt werden, definieren Sie detailliert, wen Sie suchen:
  • Welche fachlichen Fähigkeiten muss die neue Mitarbeiterin mitbringen?
  • Welches zusätzliche Wissen ist wünschenswert?
  • Welche persönlichen Eigenschaften sind an der Position wichtig?
  • Welchen "Teamtyp" brauchen Sie?

In Tabelle 1 werden verschiedene Persönlichkeitstypen vorgestellt, die Ihnen diese Fragestellung erleichtern können. Selbstverständlich ist diese Darstellung ein Schema, das nicht eins zu eins auf einen Menschen übertragbar ist. In der Realität handelt es sich bei Persönlichkeitstypen um Mischformen, die nicht so eindeutig voneinander abgegrenzt werden können. Tendenzen sind jedoch meist klar erkennbar. Besteht im Mitarbeiterinnen-Team ein guter Mix aus den Typen, werden entsprechend auf Patientenseite viele Persönlichkeitstypen angesprochen. Auch bei der Aufgabenverteilung innerhalb des Teams ist es optimal zu schauen, welche Aufgabe zu welchem Typ passt. Überprüfen Sie deshalb vor einer Stellenbesetzung, welche Typen in Ihrer Praxis vertreten sind und ob die Aufgaben sinnvoll verteilt sind. Welcher Persönlichkeitstyp wird das bestehende Team gut ergänzen?

Menschen neigen dazu, diejenigen Bewerber/-innen in die nähere Auswahl zu ziehen, zu denen sie sofort einen Draht haben, die Eigenschaften nennen, die ihnen sofort sympathisch sind. Das können Freundlichkeit, Flexibilität und vieles mehr sein. Doch gerade die Mischung aus unterschiedlichen Charakteren und Kompetenzen ermöglicht eine gute und reibungslose Zusammenarbeit. Fragen Sie sich also, worauf es bei der Position ankommt, die Sie neu besetzen wollen. Nehmen wir das Beispiel einer Rezeptionskraft: Wie sieht es neben der Freundlichkeit aus mit Souveränität im Umgang mit Patienten, auch wenn es einmal schwierig wird? Welche Art der Flexibilität benötigen Sie an der Position? Die zeitliche Flexibilität, abends auch mal länger zu bleiben, oder die inhaltliche Flexibilität, fachlich an anderer Stelle einspringen zu können, wenn die aktuelle Situation es erfordert? Vielleicht gibt es wiederkehrende Situationen, in denen Sie denken, es wäre toll, wenn eine neue Mitarbeiterin im Praxisteam dies oder jenes könnte? All diese Beispiele zeigen, wie wichtig es ist, von Anfang an zu definieren, wen genau die Praxis braucht.

In unseren Beratungsprojekten erhalten wir zu diesem Thema häufig die Gegenrede: "Na, das hört sich ja sinnvoll an, aber so viele Bewerbungen erhalten wir ja gar nicht, dass wir uns auch noch aussuchen könnten, wen genau wir brauchen." Dieser Einwand ist nachvollziehbar. Ist eine Position unbesetzt, wünschen sich alle Beteiligten einen möglichst schnellen und nahtlosen Übergang. Die Erfahrung zeigt jedoch, dass es sich lohnt, etwas länger zu suchen, auch wenn das über einen begrenzten Zeitraum hinweg einen höheren Arbeitsaufwand für das bestehende Team bedeutet. Es bringt mehr Unruhe in die Praxis, eine ungeeignete Kandidatin einzustellen, die die Praxis womöglich nach kurzer Zeit wieder verlässt, als etwas länger nach der möglichst passenden Kollegin zu suchen. Sie sollten es in dieser Phase nicht versäumen, transparent zu kommunizieren. Informieren Sie Ihr Team laufend über den Status quo der Suche. So wird die Akzeptanz im Team höher sein, wenn Sie länger brauchen, um eine passende Bewerberin zu finden.

Wo suchen Sie?

Wenn Sie sich klar darüber sind, welche Zielgruppe Sie ansprechen wollen, wählen Sie das entsprechende Medium: Anzeigen in Tageszeitung und kleineren, stadtteilbezogenen Wochenblättern und auf Portalen im Internet, natürlich auch auf Ihrer eigenen Homepage.

Eine Stellenanzeige sollte neben den Wünschen an fachlichen und persönlichen Eigenschaften der Bewerberin auch die Praxis darstellen. Wer den Arbeitgeber wechseln möchte, hat Kriterien für den Wechsel im Hinterkopf. Was macht Ihre Praxis attraktiv? Vielleicht eine Spezialisierung oder Ihre Arbeitszeiten? Besonders schöne Räumlichkeiten, gute Stimmung im Team, attraktive Konditionen, eigenverantwortliches Arbeiten? Stellen Sie sich Fragen wie: Warum soll die Fachkraft gerade in unsere Praxis kommen? Was macht uns aus? Wichtig ist, dass diese Aussagen authentisch sind – jede Praxis steht für sich, hat ihre eigene Identität. Bewerberinnen merken schnell, spätestens beim Probearbeiten, ob die Ausschreibung die Praxis tatsächlich widerspiegelt.

Wann suchen Sie?

Schauen Sie sich nicht nur nach gutem Personal um, wenn Sie dringenden Bedarf haben. Legen Sie die Suche langfristig an. Auf der eigenen Homepage ist eine Rubrik "Karriere" durchaus anzuraten. Stellen Sie hier nicht nur ein Gesuch ein, wenn Sie aktuell jemanden einstellen wollen, sondern ermuntern Sie die Besucher Ihrer Website, sich auch zu bewerben, wenn gerade keine Stelle vakant ist. Ein Gespräch mit einer potenziellen Mitarbeiterin zu führen bietet Ihnen die Möglichkeit, sich und Ihre Praxis vorzustellen. Wer weiß, vielleicht benötigen Sie aufgrund nicht vorhersehbarer Veränderung im Team, beispielsweise wegen Schwangerschaft oder Krankheit, nach kurzer Zeit jemanden und können auf die Initiativbewerbung zurückgreifen, ohne einen großen Suchaufwand zu betreiben.

Wenn Sie ausbilden wollen, ist der Beginn des letzten Schuljahres der richtige Zeitraum für die Einstellung, also im Herbst, kurz nach den Sommerferien. Die fitten Schülerinnen und Schüler beginnen dann ihre Suche nach Ausbildungsplätzen und werden in der Regel auch schnell fündig. Haben Sie jemanden gefunden, machen Sie sofort den Vertrag und warten Sie nicht, weil es scheinbar noch Zeit hat. Denn fitte Bewerberinnen suchen parallel und entscheiden sich für die Praxis, die ihr die Stelle garantiert.

Wer sich rechtzeitig präsentiert und Kontakte knüpft, bekommt auch motivierte Interessentinnen: Warum also nicht einmal Berufsmessen oder Berufsinfotage an den Schulen besuchen? Als Arbeitgeber oder auch mit einer MFA der Praxis zwei bis drei Stunden zu investieren, um sich als attraktiven Arbeitgeber zu präsentieren, zahlt sich aus.▪

Besteht im Team ein guter Mix aus verschiedenen Persönlichkeitstypen, werden entsprechend auf Patientenseite viele Typen angesprochen.

Zum Schluss
Der Arbeitsmarkt für medizinisches Personal ist aktuell angespannt, eine schnelle Lösung ist selten gegeben. Es bedarf eines klaren Konzepts zur Personalführung, um häufigen Wechsel zu vermeiden. Dort, wo sich Mitarbeiter wohlfühlen, wo sie sozusagen in ihrer Komfortzone unterwegs sind, ist die Chance auf eine erfüllende, langfristige Zusammenarbeit sehr hoch. Kurz gesagt: Dort, wo ein positives Arbeitsklima herrscht. Und zufriedene Mitarbeiterinnen werden Sie bei der Personalsuche unterstützen und wiederum ihr eigenes Netzwerk und ihre Kompetenzen nutzen. Mit dem Thema kontinuierliche, aufmerksame Personalführung beschäftigen wir uns in Teil 2 dieser Serie in der kommenden Ausgabe Der Allgemeinarzt 13/2018.



Autor:

Dipl.-Päd. Ingrid Belser-Schweigler

Zertifizierter Business- und Privatcoach, Wirtschaftsmediatorin
79117 Freiburg



Erschienen in: Der Allgemeinarzt, 2018; 40 (12) Seite 52-54